Tổ chức thành công một sự kiện sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp gặt hái được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên tổ chức làm sao để vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm mới là điều mà ai cũng mong muốn. Để tổ chức được một sự kiện, chắc chắn sẽ rất khó khăn và vất vả trong khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, gặp khách hàng. Quá trình này không chỉ tiêu tốn một lượng chất xám, nhân lực lớn mà còn tốn rất nhiều chi phí của doanh nghiệp. Hiểu được nỗi lo đó, bài viết ngày hôm nay chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn 3 cách để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện.
Ấn định ngân sách
Đây là việc quan trọng nhất, nó giúp cho người tổ chức sự kiện tránh được việc “vung tay quá trán” khi đi vào thực hiện. Khi đã ấn định được ngân sách có thể chi là bao nhiêu, bạn sẽ có thể lên được kế hoạch về quy mô sự kiện mà bạn định tổ chức. Bạn sẽ phân chia được kinh phí cho các hoạt động khác nhau, chia được phần trăm kinh phí cho từng hoạt động để tiện hơn trong việc theo dõi và nắm bắt tình hình tài chính hiện tại để có hướng điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.
Khi tổ chức sự kiện sẽ có hàng loạt những hoạt động cần chi như thuê đạo cụ, thuê địa điểm, thuê nhân lực, trang thiết bị, xe đưa đón, ăn uống, quà tặng… Vậy nên, bạn có danh sách càng chi tiết thì sẽ càng dễ quản lý và nếu bảng chi tiêu càng sát với thực tế thì khả năng hoạch định của bạn càng cao.
Thiết kế thực đơn phù hợp
Thiết kế thực đơn buổi event sao cho phù hợp là một trong những cách đơn giản và hưu hiệu nhất có thể giúp giảm bớt chi phí khi tổ chức sự kiện. Đặc biệt là sự kiện cho buổi tiệc khánh thành hay lễ khởi công công trình thì việc này lại càng được quan tâm hơn.
Thực đơn cho sự kiện
Áp dụng hình thức ăn buffet là một trong những cách có thể giúp bạn giảm chi phí tối đa cho sự kiện. Bạn cũng nên lưu ý rằng thức ăn không phải là thứ cần chi quá nhiều ngân sách mà những thứ như rượu vang đắt đỏ, những thứ đồ uống hạng sang mới làm tiêu tốn đi lượng ngân sách đáng kể của bạn. Vậy nên để cắt giảm chi phí buổi tiệc tại các buổi sự kiện bạn có thể lên kế hoạch thực đơn thật hợp lý, rõ ràng và nên vừa đủ.
Tìm kiếm sự giúp đỡ từ các nhà tài trợ
Để tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với những nhà tài trợ để xin một phần kinh phí. Làm như vậy sẽ có lợi cho cả hai bên, vì bạn sẽ có thêm một nguồn kinh phí khá khá để nâng cao chất lượng sự kiện, còn phía nhà tài trợ sẽ được bạn giới thiệu, quảng bá hình ảnh, thương hiệu để được nhiều khách hàng biết tới hơn. Vậy nên đừng ngần ngại lựa chọn cách này để tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện nhé.
Trên đây là 3 cách để tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện mà bạn có thể áp dụng. Tuy nhiên, đừng quên lựa chọn nơi tổ chức sự kiện thật chuyên nghiệp để được tư vấn ngân sách rõ ràng với nhiều hoạt động cần thiết cho sự kiện và có thể chọn được thực đơn chất lượng với giá cả hợp lý để phục vụ cho sự kiện của mình.
>>> Tham khảo: Những món ăn cho thực đơn tiệc cưới hấp dẫn đến từ Minacookie
>>> Tham khảo: Những món ăn từ hải sản cho thực đơn tiệc cưới đến từ Minacookie
>>> Tham khảo: Những món ăn từ thịt gà cho thực đơn tiệc cưới đến từ Minacookie