Sắp xếp bàn ghế hợp lý cũng là yếu tố tạo nên sự thành công cho buổi hội nghị. Quy mô và tính chất của hội nghị sẽ quyết định đến kiểu sắp xếp. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết kiểu sắp xếp tại các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé.
1. Tiêu chí khi chọn nơi tổ chức hội nghị
Địa điểm tổ chức thuận lợi
Đây là tiêu chí được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị. Vị trí thuận lợi như một điểm cộng trong mắt khách hàng, vì thế địa điểm cũng rất quan trọng. Nếu bạn tổ chức ở những nơi có vị trí gần, không tốn nhiều thời gian di chuyển thì tinh thần của khách mời cũng thoải mái hơn. Còn nếu bạn chọn những nơi quá xa thì phải tốn nhiều thời gian di chuyển, có những khác mời dự hội nghị trễ thì bầu không khí tại đó bị chùng xuống. Điều này có thể dẫn đến một buổi hội nghị diễn ra không thành công.
Chọn địa điểm thuận lợi với không gian phù hợp số lượng khách mời
Không gian rộng rãi và sang trọng
Ai cũng sẽ ấn tượng với một không gian được tổ chức rộng rãi và mang lại sự sang trọng, đẳng cấp. Các doanh nghiệp cần lường trước được số lượng khách mời để lựa chọn sảnh tổ chức có không gian rộng rãi nhưng vừa đủ. Theo đó, không gian sang trọng cũng cần phù hợp với tính chất và chủ đề của hội nghị.
Các dịch vụ đi kèm
Cuối cùng, kèm theo việc sắp xếp không gian tổ chức thì những dịch vụ đi cùng như trang trí, thực đơn, MC, kịch bản, âm thanh ánh sáng,… là những yếu tố khiến cho khách mời lưu sâu vào trí nhớ. Và chắc chắn rằng nơi doanh nghiệp chọn để tổ chức hội nghị phải thật sự uy tín và chất lượng để sự kiện được diễn ra một cách trơn tru. Vì vậy khâu lựa chọn các trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM cũng cần được thực hiện kỹ càng.
Ngoài việc tham khảo, xem đánh giá của các khách hàng trước trên internet thì cũng cần phải trực tiếp xem tại đó để đưa ra được lựa chọn.
Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp
Bạn có thể xem qua Gala Center, nơi được các khách hàng đánh giá là có không gian rộng rãi và thoải mái. Tại đây có hệ thống sảnh tiệc có sức chứa đáp ứng được mọi buổi hội nghị lớn nhỏ khác nhau. Ngoài ra, hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại cùng với thực đơn đa dạng sẽ làm cho khách mời và doanh nghiệp hài lòng.
Xem thêm: Chọn trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào là phù hợp?
2. Các kiểu sắp xếp thường thấy tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM
Kiểu sắp xếp Theater (Nhà hát)
Cách sắp xếp bàn ghế cho hội nghị thông dụng nhất là kiểu sắp xếp nhà hát, với các ghế được sắp xếp hướng về sân khấu. Tuy nhiên, với kiểu bày trí như rạp hát, trừ bàn đầu tiên dành cho đại diện của ban tổ chức, các dãy ghế phía sau sẽ không có bàn giữa. Kiểu sắp xếp này thích hợp cho những sự kiện mà khán giả chỉ cần ngồi lắng nghe mà không cần ghi chép hoặc ăn uống. Nó rất linh hoạt và có thể được áp dụng trong nhiều loại phòng khác nhau.
Các ghế được sắp xếp để không bị khuất tầm nhìn
Tùy thuộc vào tính chất của buổi hội nghị, các hàng ghế có thể được sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn hoặc hàng ngang, với tầm nhìn hướng đến tiêu điểm. Các ghế sẽ được sắp xếp xen kẽ để người ngồi không bị che mất tầm nhìn. Để tiện lợi cho khách mời, giữa các khu vực đơn vị tổ chức sự kiện thường để dành khoảng cách ít nhất 1m để có lối đi dọc. Nếu diện tích cho phép, trung tâm tổ chức thường sẽ dành 2-3 lối đi như vậy.
Kiểu sắp xếp lớp học
Bố trí bàn ghế kiểu lớp học sẽ khiến cho phòng họp hội nghị trở nên thoải mái, phân bổ cho các vị đại biểu ngồi hướng lên sân khấu, và để lại không gian phía dưới cho mọi người tiếp nhận thông tin bằng cách ghi chép, đọc tài liệu hoặc sử dụng máy tính xách tay. Việc này sẽ giúp cho cuộc họp kéo dài trở nên dễ chịu hơn và có không gian đủ cho khách mời để đặt các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.
Cách sắp xếp kiểu lớp học khiến cho khách mời cảm thấy thoải mái
Lưu ý bố trí hội nghị nên đặt các bàn có khoảng cách 0,9cm đến 1m và có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép. Giữa các khách mời trên cùng 1 bàn có khoảng trống ở giữa từ 50 – 60cm và cũng có thể phụ thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng.
Kiểu sắp xếp chữ U
Để sắp xếp một cuộc họp hoặc hội nghị có từ 25 đến 30 người tham gia, kiểu sắp xếp hình chữ U là phù hợp. Tuy nhiên, nên tránh sử dụng kiểu sắp xếp này cho những cuộc họp lớn hơn vì khoảng cách giữa các bàn trong chữ U sẽ trở nên quá dài và không thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
Với các kiểu bàn được sắp xếp theo hình dạng của chữ U, sẽ tạo ra một khoảng trống ở giữa và giữa các bàn có khoảng cách ít nhất là 5cm. Kiểu sắp xếp này có thể tạo ra không gian làm việc hiệu quả vì có sự tương tác giữa những người tham gia.
Khách mời từ 25 đến 30 người sẽ phù hợp với cách sắp xếp chữ U
Kiểu sắp xếp bàn tiếp khách hoặc Cocktail
Bàn được sắp xếp theo kiểu này thường có chiều cao cao hơn bình thường và tiết diện nhỏ, với đường kính từ 15 đến 30cm hoặc 38 đến 76cm. Mục đích của việc sắp xếp không có ghế ngồi là để người tham dự đặt những cốc rượu hoặc cocktail.
Tuy nhiên, với các bữa tiệc buffet, bàn cần có tiết diện lớn hơn và có ghế để khách có thể ngồi thưởng thức đồ ăn. Kiểu bố trí này không chỉ giúp tiết kiệm diện tích, mà còn mang lại cảm giác hiện đại, chuyên nghiệp và tạo ra sự tương tác tốt giữa các khách mời.
Kết luận
Trên đây là một số tiêu chí lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM và các kiểu sắp xếp bàn ghế thông dụng. Chúng tôi hy vọng những thông tin này là cơ sở để doanh nghiệp có thể chọn được một nơi tổ chức uy tín và mang lại thành công cho hội nghị.