Tổ chức một cuộc họp hội nghị đòi hỏi rất nhiều kế hoạch và sự chuẩn bị. Việc lựa chọn một trung tâm hội nghị phù hợp là bước đầu tiên trong quá trình này. Điều này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu các địa điểm hội nghị khác nhau và chỉ hoàn thiện khi đảm bảo rằng trung tâm tổ chức hội nghị đó có tất cả các tiện nghi đáp ứng với nhu cầu mà bạn mong muốn. Thậm chí nếu thiếu một trong số các yếu tố, bạn có thể gặp rủi ro trong quá trình diễn ra hội nghị. Sau đây, Gala Center sẽ liệt kê cho bạn một vài yếu tố mà bắt buộc mỗi trung tâm tổ chức hội nghị cần phải có để quá trình diễn ra hội nghị thật suôn sẻ.

6 yếu tố quan trọng mỗi trung tâm hội nghị phải có

1. Chỗ ngồi thích hợp

Có nhiều kiểu chỗ ngồi khác nhau mà bạn có thể cân nhắc dựa trên loại hình hội nghị. Ví dụ bạn có thể sắp đặt chỗ ngồi hình chữ U hoặc hình vuông rỗng nếu đó là cuộc họp của công ty. Nếu bạn tổ chức một hội thảo, thì hãy xem xét chỗ ngồi kiểu lớp học hoặc phòng họp.

Các cuộc họp có thể kéo dài hàng giờ và chỗ ngồi không thoải mái sẽ làm cho nó tồi tệ hơn. Hãy chắc chắn rằng địa điểm được lựa chọn cung cấp cho bạn những chiếc ghế thoải mái để những người tham dự có thể ngồi suốt cuộc họp mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Chỗ ngồi thoải mái sẽ giúp người tham dự dễ chịu hơn với các cuộc họp kéo dài hàng giờ 

2. Máy chiếu và thiết bị âm thanh

Hai thiết bị quan trọng của phòng hội nghị phải bao gồm là hệ thống máy chiếu và âm thanh. Màn hình chiếu cho phép bạn hiển thị các bài thuyết trình và truyền đạt những điều quan trọng trong cuộc họp. Các máy chiếu mới nhất sử dụng máy quay video để cung cấp hình ảnh 3D của tài liệu hoặc hình ảnh mà bạn muốn chia sẻ. Nhờ đó, những người tham gia hiểu rõ hơn về nội dung mà bạn trình bày.

Đảm bảo bạn có hệ thống âm thanh vòm tốt để mọi người tham dự có thể nghe rõ người nói. Kiểm tra kỹ càng thiết bị âm thanh trước khi cuộc họp bắt đầu để tránh các sự cố trong quá trình diễn ra sự kiện.

Kiểm tra kỹ thiết bị trình chiếu và âm thanh trước khi bắt đầu hội nghị 

3. Wi-Fi tốc độ cao

Bạn có thể phải kết nối Internet để trình chiếu hoặc gọi điện video với một số người trong quá trình diễn ra hội nghị. Đây là lý do tại sao phải có kết nối Wi-Fi nhanh và ổn định.

Kết nối Internet tốc độ cao cho phép bạn và những người tham dự lướt Internet và làm việc cùng nhau trong suốt cuộc họp.

4. Hệ thống hội nghị truyền hình

Các cuộc họp hội nghị cũng có thể yêu cầu bạn thực hiện các cuộc gọi quốc tế. Ngoài kết nối Wi-Fi, các trung tâm tổ chức phải có hệ thống hội nghị truyền hình để thực hiện điều này. Công nghệ hội nghị truyền hình cho phép người tham nói chuyện và trao đổi với các thành viên khác nhau ở các khu vực khác nhau.

Nhiều thậm chí sẽ thích tham dự hội nghị qua truyền hình thay vì phải di chuyển đến các thành phố khác nhau để tham dự hội thảo hoặc hội nghị.

Hệ thống hỗ trợ họp hội nghị truyền hình đóng vai trò vô cùng quan trọng mà mỗi trung tâm hội nghị phải có  

5. Điều hòa nhiệt độ

Bạn không thể bắt những người tham dự ngồi trong một căn phòng nóng nực và ngột ngạt trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp, ngay cả khi đó là một cuộc họp ngắn. Một trong những thiết bị mà mỗi trung tâm tổ chức hội nghị cần phải chú ý nhất đó là hệ thống điều hòa không khí để giúp người tham dự luôn thoải mái.

Mỗi trung tâm cần phải có các phương án dự phòng và thiết bị hỗ trợ trong trường hợp điều hòa không khí bị hỏng để tránh gây ảnh hưởng đến những người tham dự. 

6. Đội ngũ nhân viên được đào tạo và làm việc hiệu quả

Để một sự kiện diễn ra thành công, chắc chắn bạn sẽ cần một đội ngũ nhân viên tận tâm và hiệu quả để hỗ trợ bạn mọi lúc cần thiết. Đảm bảo địa điểm diễn ra hội nghị có đội ngũ nhân viên thành thạo trong việc xử lý các cuộc họp và hội nghị của công ty. Những nhân viên như vậy có thể góp phần làm cho các cuộc họp của công ty thành công hơn sức tưởng tượng của bạn.

Nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm là một trong những yếu tố đáng để bạn xem xét  

Trên đây là 6 yếu tố quan trọng mà Gala Center muốn bạn lưu ý khi lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị. Bạn cũng sẽ phải cân nhắc địa điểm hội nghị của mình dựa trên ngân sách. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ không thỏa hiệp với những điều thiết yếu này.

Để tìm một trung tâm tổ chức hội nghị hoàn hảo tại thành phố Hồ Chí Minh cho hội nghị sắp tới của bạn, Gala Center Tân Bình sẽ là một địa điểm tổ chức chuyên nghiệp đáng để bạn cân nhắc. Rất hy vọng được phục vụ bạn.