Và thời buổi kinh tế hội nhập nên những buổi hội nghị hay hội thảo được tổ chức nhằm kết nối doanh nghiệp với khách hàng và đối tác của mình gần nhất. Mặc dù vậy có một số người vẫn còn hiểu lầm về tính chất và khái niệm về loại hình sự kiện này. Bài viết dưới đây sẽ đưa bạn tìm hiểu sự kiện thường tổ chức tại các trung tâm hội nghị đẳng cấp như thế nào.
Tìm hiểu về hội thảo và hội nghị công ty
Hội thảo là một sự kiện mà người tham gia thảo luận về một vấn đề được để những chủ đề được quan tâm. Những lĩnh vực thường được thấy thoải luận nhất là về các vấn đề khoa học, công nghệ, triết lý sống,… Bên cạnh mục đích là giải đáp vấn đề được đặt ra ở chủ đề hội nghị thì đây còn là dịp chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của công ty về lĩnh vực hoạt động hiện tại. Có 3 hình thức tổ chức hội thảo phổ biến là giới thiệu sản phẩm, chuyên ngành và chia sẻ kiến thức.
Những sự kiện quan trọng của công thường được tổ chức tại những trung tâm hội nghị cao cấp
Còn hội nghị là một khái niệm được tổ chức vào các dịp cuối năm, nhằm báo cáo và tổng kết tình hình hoạt động của công ty trong một năm. Qua đó, rút ra những kinh cho chiến lược kinh doanh và hướng đi tiếp theo trong tương lai. Có 3 hình thức hội nghị phổ biến là hội nghị khách hàng, hợp tác đầu tư và tổng kết cuối năm.
5 bước chuẩn bị cho một hội thảo
1. Tìm chủ đề hội thảo
Bước đầu tiên luôn là bước quan trọng nhất, mọi sự kiện diễn ra cần có một chủ đề làm trọng tâm. Khi có chủ đề trọng tâm cho hội thảo thì người tham dự sẽ hiểu hơn về mục đích và lợi ích mà hội thảo này mang lại.
2. Liên lạc với khách mời
Một hội thảo về chia sẻ và thảo luận về những vấn đề chuyên sâu thì cần có một diễn giả là chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nên việc tìm được một người diễn giả phù hợp và trao đổi tư tưởng mà hội nghị muốn truyền đạt là bước thứ 2.
3. Chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quyết định được sự thành công của hội thảo có tốt đẹp hay không. Bạn có thể chọn những hội trường, trung tâm hội nghị chuyên dịch vụ tổ chức các dạng sự kiện như thế này.
>>> Tham khảo: Riverside Palace – Lựa chọn hàng đầu về tổ chức sự kiện hội thảo
4. Chuẩn bị hội trường tổ chức
Sau khi liên hệ được với bên địa điểm tổ chức hội thảo thì việc tiếp theo là lên kế hoạch trang trí hội trường bên trong. Nên chọn phong cách trang trí phù hợp với chủ đề và tính chất của sự kiện tổ chức.
Hội trường lớn cho các hội thảo quan trọng
5. Đăng kí giấy phép và truyền thông về hội thảo
Mọi sự kiện khi diễn ra cần có một giấy phép tổ chức được cấp bởi cơ quan chính quyền vì để đảm bảo được tính minh bạch và sự an toàn của nơi tổ chức hội thảo. Bên cạch đó, hoạt động truyền thông chính là một yếu tố cho thấy khả năng ảnh hưởng và phủ sóng của doanh nghiệp. Tùy vào quy mô của hội thảo và chủ đề được chọn chia sẻ mà chọn phương pháp truyền thông phù hợp.
Chuẩn bị chương trình hội nghị
Tổ chức hội nghị cũng có phần sườn tương tự tổ chức hội thảo, tuy nhiên vì mục đích khác nhau nên sẽ có chút thay đổi về tính chất và quy mô. Như việc lựa chọn địa diểm tổ chức sẽ có phần cao cấp và trang trọng hơn, khách mời sẽ là những người có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực của công ty. Ngoài ra ở những buổi hội nghị thì sẽ có thêm phần phát biểu của đại biểu, ban lãnh đạo và một số tiết mục văn nghệ. Thường những vị khách tham dự hội nghị sẽ dược gửi thư mời hoặc là những cổ đông quan trọng của công ty. Do vậy, cách truyền thông cho hội nghị sẽ khác sự kiện hay hội thảo thông thường.
Truyền thông cho hội nghị công ty
Trang phục tham sự các buổi hội nghị, hội thảo
Tùy thuộc vào tính chất và yêu cầu trang phục của ban tổ chức thì người tham dự nên diện những trang phục phù hợp. Nguyên tác chung vẫn là chọn những bộ âu phục lịch sự từ áo sơ mi trắng và quần tây tối màu cho nam. Còn với nữ thì nên là những trang phục kín đáo và tinh tế. Không nên mặc quá lèo loẹt. nổi bật nếu như sự kiện không yêu cầu. Trang sức và phụ kiện cần được tối giản nhưng vẫn đủ trang nhã.
Trên đây là những khái niệm về hình thức sự kiện mang tính chất trang trọng và học thuật như hội nghị và hội thảo. Nếu bạn đang tìm hiểu về cách lên kế hoạch hoặc chọn một trung tâm hội nghị để tổ chức thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay tới Riverside Palace để nhận được sự hướng dẫn tận tình nhất.
>> Liên hệ với Trung tâm tổ chức sự kiện Riverside Palace ngay hôm nay.