Vấn đề tiên quyết mà các doanh nghiệp quan tâm khi muốn tổ chức sự kiện là vấn đề về chi phí. Hãy tham khảo bí quyết tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp muốn tổ chức tại các trung tâm hội nghị ở bài viết dưới đây.
Xác định danh sách khách mời chính xác về số lượng
Ở bất cứ sự kiện nào, việc bạn tổ chức có cho mình một danh sách khách mời cụ thể là việc đầu tiên cần làm. Ngoài việc xác định số lượng khách mời cụ thể thì bạn cũng nên ước tính và quan sát số lượng khách mới của bạn có đi đôi hay nhóm hay không. Để phòng tránh cho trường hợp chỉ đặt chỗ đúng với số lượng được mời mà không có vị trí dự trù cho các khách đi cùng. Điều này sẽ gây mất điểm về sự chuyên nghiệp trong mắt của khách mời tham dự.
Lên danh sách khách mời sớm
Lập bảng kế hoạch cho từng chi phí cụ thể
Lập bảng kế hoạch cụ thể sẽ giúp cho bạn hoạch định ra tất cả những hoạt động và chi phí cần thiết cho sự kiện đó. Không những vậy, bảng kế hoạch này còn giúp cho ban tổ chức tránh được các rủi ro bất ngờ và có sẵn nguồn kinh phí dự trù cần thiết để giải quyết các vấn đề khi cần thiết.
Một số các chi phí trong một bảng kế hoạch cụ thể cho sự kiện như:
- Chi phí về địa điểm tổ chức
- Chi phí trang trí sân khấu
- Chi phí thực đơn: tiệc buffet, teabreak, đãi tiệc theo bàn, tiệc chay…
- Chi phí về truyền thông
- Chi phí quà quà tặng cho khách mời
- Chi phí phát sinh
- Chi phí cho các buổi biểu diễn trong sự kiện
Hiện nay, tại một số trung tâm hội nghị bạn sẽ được tư vấn và hỗ trợ thực hiện cho việc lập bảng kế hoạch nếu có nhu cầu.
Lựa chọn thời gian phù hợp
Hạn chế tổ chức vào mùa cao điểm
Mùa cao điểm của sự kiện cũng sẽ liên quan đến mùa cưới. Thông thường đám cưới thường sẽ được tổ chức nhiều vào những dịp cuối năm và đầu năm mới, và sự kiện cũng vậy. Mùa của các buổi sự kiện thông thường rơi vào khoảng tháng 11 và kéo dài đến tận tháng 3 4 năm sau. Do vậy, nên nhu cầu sử dụng nhà hàng tiệc cưới và các trung tâm hội nghị khá lớn, đồng nghĩa với việc chi phí tổ chức cũng sẽ rất đắt đỏ. Do vậy, bạn nên lựa chọn các thời điểm còn lại trong năm để tối ưu hóa chi phí nhé!
Hạn chế tổ chức vào những ngày cuối tuần
Cuối tuần là khoảng thời gian mà hầu hết mọi người đều rảnh rỗi, đồng nghĩa với việc các chi phí dịch vụ có thể phát sinh nhiều hơn. Còn với những ngày còn lại trong tuần chi phí dịch vụ sẽ có xu hướng rẻ hơn. Do vậy, khi tổ chức sự kiện có liên quan đến các tính chất như: vui chơi, giải trí học thuật,… thì bạn nên lựa chọn tổ chức vào các buổi tối trong tuần để giảm các vấn đề về chi phí dịch vụ cũng như tiết nghiệp được ngân sách, đồng thời cũng sử dụng được các dịch vụ chất lượng tương đương.
Thuê MC và đơn vị biểu diễn với chi phí vừa phải
Bạn không cần phải mời những ngôi sao hay người nổi tiếng để xuất hiện trong buổi tiệc, Chỉ cần MC hoặc các ca sĩ trẻ có triển vọng hoặc có sự khéo léo trong cách giao tiếp và khiến cho khách mời cảm thấy thoải máu là đã rất tuyệt vời. Vì quan trọng nhất trong bữa tiệc vẫn là trải nghiệm của khách mời và các thành viên tham dự trong sự kiện.
MC dẫn chương trình không cần quá nổi tiếng
Nếu không đủ ngân sách để thuê dịch vụ từ bên ngoài, doanh nghiệp có thể động viên tinh thần các phòng ban để họ tự tin biểu diễn các khả năng của mình, hoặc chỉ cần lựa chọn một người làm MC có khả năng nói lưu loát hoạt ngôn cũng sẽ tạo cho khách mời một cảm giác gần gũi và thoải mái.
Chọn thực đơn đơn giản
Đây là phần quyết định phần lớn chi phí của bữa tiệc. Với lối sống hiện đại ngày nay, khách mời ưa chuộng hình thức càng đơn giản nhưng chất lượng lại tốt hơn so với những món ăn thượng hạng.
Teabreak đơn giản nhưng khá chất lượng
Với xu hướng sống xanh ngày nay, doanh nghiệp nên ưu tiên sự bổ dưỡng cho sức khỏe cũng như chăm chút vào những món ăn đơn giản được chế biến từ những nguyên liệu an toàn cho sức khỏe.
>>>Xem thêm top trung tâm hội nghị sang trọng tại tphcm
Kết
Phía trên là những chia sẻ về bí quyết tiết kiệm chi phí của sự kiện tại các trung tâm hội nghị. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có được cho mình một kế hoạch về ngân sách hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình.