Sự kiện hội nghị nắm một vai trò hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bởi ngoài việc tăng giá trị cho thương hiệu nó còn là cơ hội để tạo lòng tin đối với khách hàng. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp luôn mong muốn buổi sự kiện hội nghị của mình phải thật chuyên nghiệp và ấn tượng đối với khách mời. Hiểu được mong muốn đó, Riverside – trung tâm hội nghị sang trọng và uy tín sẽ bật mí cho bạn 7 bước để buổi hội nghị diễn ra thật thành công và đẳng cấp qua bài viết dưới đây.
1. Xác định chủ đề của buổi hội nghị là gì ?
Đầu tiên bạn hãy xác định chủ đề của buổi hội nghị là gì và nhằm mục đích gì? Bạn cần phải xác định chủ đề một cách cụ thể và rõ ràng để việc lên kế hoạch tổ chức được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Chủ đề được ví như là linh hồn của chương trình, là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng nội dung và kịch bản chi tiết và chính xác nhất.
Chủ đề sẽ quyết định mục đích của việc tổ chức sự kiện
Hơn nữa, việc xác định được chủ đề ngay từ đầu còn giúp chương trình của bạn tập trung, xoay quanh chủ đề đó tránh gặp tình trạng lạc đề làm ảnh hưởng đến lợi ích tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
2. Xây dựng kế hoạch chi tiết
Sau khi đã xác định được chủ đề thì bước tiếp theo chính là xây dựng một bản kế hoạch chi tiết bám theo chủ đề đó. Một bản kế hoạch chuyên nghiệp cần đảm bảo được những yếu tố sau đây:
-
Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị.
-
Xác định đối tượng khách mời và lên danh sách.
-
Lên nội dung bài bản và kĩ lưỡng để truyền tải đến khách mời tham dự hiệu quả và nhắm chừng được thời gian diễn ra chương trình.
-
Lên danh mục chi tiêu để xác định ngân sách cần có
-
Lên phương án dự phòng nhằm sự cố ngoài ý muốn xảy ra
3. Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô tổ chức
Bước kế tiếp là lựa chọn nơi tổ chức hội nghị có sức chứa và phong cách phù hợp với tính chất sự kiện. Đối với những sự kiện hội nghị có quy mô nhỏ và vừa bạn nên tổ chức tại các phòng hợp lớn hoặc hội trường tại cơ quan làm việc của mình để vừa không gây cảm giác trống trải mà còn tiết kiệm được ngân sách tổ chức.
Không gian không gian diễn ra hội thảo trang trọng tại Riverside Palace
Nhưng nếu sự kiện hội nghị của bạn có quy mô lớn thì nên lựa chọn các nhà hàng khách sạn hay trung tâm hội nghị cao cấp và sang trọng để tổ chức nhằm đảm bảo không gian sức chứa và trang thiết bị hiện đại.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng với công nghệ tiên tiến tại Riverside Palace
4. Xác định thời gian diễn ra sự kiện
Một buổi hội nghĩ dù có diễn ra suôn sẻ nhưng lượng khách mời đến tham dự không đầy đủ như danh sách mời cũng coi như là buổi sự kiện hội nghị tổ chức chưa thành công. Vì thế, bạn nên dựa vào đối tượng hướng đến để lựa chọn thời gian tổ chức sao cho hợp lý để khách mời có thể tham dự được.
5. Tiến hành công tác truyền thông
Truyền thông là một điều không thể thiếu trong việc làm độ “hot” cho chương trình. Tuy nhiên bạn cũng cần phải cân nhắc lựa chọn thời điểm làm truyền thông một cách hợp lý kiểu lại phản tác dụng. Chẳng hạn như việc truyền thống quá sớm sẽ làm giảm sức hút
của chương hình hay truyền thông sát ngày diễn ra cũng khiến mọi người không thể sắp xếp được thời gian để tham dự.
Mách bạn một mẹo nhỏ đó là nên làm công tác truyền thông vào khoảng thời gian từ 1 đến 2 tuần trước ngày diễn ra sự kiện.
6. Tiến hành tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị
Qua 5 bước trên coi như bạn đã gần như hoàn thành quy trình tổ chức một sự kiện hội nghị. Việc tiếp theo chính là tiến hành tổ chức hội nghị, bạn sẽ bố trí đội ngũ tiếp đón khách mời và hướng dẫn khách mời vào vị trí đã được bố trí sẵn.
7. Kết thúc chương trình
Sau khi chương trình được diễn xong cũng là lúc buổi hội nghị hạ màn. Cuối buổi chương trình, bạn có thể tặng quà hoặc gửi kèm tài liệu để khảo sát về mức độ hài lòng cho khách mời để bạn có thể rút kinh nghiệm tổ chức hội nghị lần sau tốt hơn.
Lời kết
Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn các bước để tổ chức một buổi hội nghị chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Việc tổ chức sự kiện hội nghị theo một quy trình bài bản và cụ thể như trên sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả thời gian lẫn tiền bạc. Mong rằng với những thông tin từ bài viết trên sẽ hữu ích đến bạn trong việc tổ chức được một buổi sự kiện tại trung tâm hội nghị thành công và tốt đẹp nhé!