Sự kiện cuối năm luôn được các công ty đầu tư thực hiện kỹ lưỡng. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện từ sớm là cơ hội để bạn có thể lựa chọn nơi tổ chức phù hợp với quy mô, mục đích sự kiện của công ty. Để giúp bạn khảo sát và tìm kiếm địa điểm tổ chức thuận lợi nhất, chúng tôi sẽ gợi ý những mẹo nhỏ dưới đây.
1. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi
Sở hữu một địa điểm tổ chức chương trình tổng kết của công ty sẽ giúp bạn thuận lợi trong công tác chuẩn bị, set up các đồ dùng. Đồng thời, vị trí tổ chức thuận tiện cũng sẽ tạo điều kiện cho người tham gia di chuyển, tìm kiếm.
Tốt nhất bạn nên ưu tiên chọn những nơi gần trung tâm thành phố, nằm trên trục đường lớn, giao thông không quá tắc nghẽn giao thông vào những giờ cao điểm.
Chú ý thêm, sự kiện tổng kết cuối năm nếu bao gồm nhiều phần như hội nghị, tiệc chiêu đãi như gala dinner thì bạn cần khảo sát và tiến hành đặt chỗ từ sớm. Tìm kiếm, khảo sát địa điểm trước ít nhất 2 – 3 tháng và đặt cọc chỗ sẽ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị các công việc chu đáo.
2. Địa điểm tổ chức sự kiện có các dịch vụ tốt
Chương trình cuối năm luôn được công ty xem như là buổi tiệc tất niên. Vì vậy, những bữa tiệc tổng kết, liên hoan sẽ không khỏi thiếu được trong sự kiện này. Lúc này, việc lựa chọn thực đơn chiêu đãi ngon, hấp dẫn là điều bạn cần chú ý để tạo nên ấn tượng đối với toàn thể đồng nghiệp, cấp trên và đối tác khách hàng (nếu có). Việc lựa chọn một trung tâm tổ chức có cung cấp dịch vụ ăn uống đảm bảo vệ sinh, an toàn và chất lượng sẽ giúp mọi người có bữa ăn ngon, trải nghiệm tiệc cuối năm vui vẻ, thoải mái.
3. Không gian tổ chức đáp ứng được mục tiêu của sự kiện công ty
Một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện là lựa chọn sảnh tiệc có diện tích phù hợp với quy mô người tham gia. Không gian sự kiện cần đủ sức chứa cho người tham gia và đủ không gian để di chuyển, đi lại, thực hiện các công việc trong sự kiện.
Những tiêu chí giúp bạn tìm kiếm địa điểm phù hợp:
- Sảnh chính
- Sảnh đón khách
- Sân khấu
- Độ cao trần nhà
- Độ mới của tường
- Độ rộng của cửa chính
- Lối đi
- Cầu thang bộ/ thang máy
Ngược lại, nếu công ty bạn có số lượng nhân viên ít, thực hiện dạng quy mô nhỏ thì bạn nên chọn không gian quá rộng làm loãng không khí của bữa tiệc.
4. Tìm hiểu những dịch vụ đi kèm
Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp khi chương trình diễn ra, đó là: hệ thống đèn, chất lượng âm thanh của loa mic, màn hình LED hoặc màn hình trình chiếu. Những hạng mục này bạn nên khảo sát trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn địa điểm, kiểm tra chất lượng trực tiếp trước khi đặt bút kí vào hợp đồng.
5. Chi phí thuê địa điểm phù hợp
Kinh phí vẫn là yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp trong việc chọn địa điểm phù hợp. Do đó, bạn nên tiến hành tham khảo giá ở nhiều nơi để tìm ra địa điểm có mức giá phù hợp nhất. Sự so sánh sẽ giúp bạn đối chiếu những ưu và nhược điểm của mỗi nơi và mức giá đưa ra. Từ đó, chọn thuê địa điểm phù hợp nhất với mục tiêu của công ty.
Nếu công ty bạn yêu cầu tổ chức quy mô lớn, bạn nên sử dụng sự tư vấn của bên cung cấp, cho thuê để chuẩn bị đầy đủ nhất cho sự kiện của mình.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
6. Địa điểm đảm bảo tính an toàn
Chương trình tổng kết cuối năm là sự kiện có tính quy tụ nhiều người. Do đó, người tổ chức cần quan tâm và lưu ý tới tính an toàn khi chương trình diễn ra cho người tham dự.
Ví dụ như tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức sự kiện. Những yếu tố liên quan trước khi bạn quyết định chọn thuê địa điểm như lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố. Đồng thời bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như công an phường, cơ sở y tế xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.
7. Bãi đỗ xe thuận tiện
Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến địa điểm chọn thuê là bãi đỗ xe. Bạn cần xem xét lượng khách mời tham gia trong buổi tổng kết của công ty có bao nhiêu phần trăm đi xe máy, đi ô tô để dự đoán diện tích đỗ xe đầy đủ và thoải mái.
Với những chia sẻ của chúng tôi ở trên, hy vọng rằng các bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với công ty của mình. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM để có cơ sở lựa chọn nơi tổ chức phù hợp nhất. Chúc bạn thành công!