Nếu không chu đáo và cẩn thận trong khâu chuẩn bị như truyền thông đúng cách hay chọn địa điểm phù hợp thì hội thảo của bạn sẽ rất khó để có thể thành công.
Bài viết hôm nay chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người tổ chức hội thảo thường mắc phải để có thể khắc phục chúng một cách tốt hơn.
Xác định sai mục đích của buổi hội thảo
Đây là một lỗi thường xuyên xảy ra đối với bất cứ người lập kế hoạch nào. Ngay từ khi xây dựng kế hoạch trên giấy, nhiệm vụ của bạn là phải vạch rõ những mục tiêu mà hội thảo hướng đến. Trả lời được câu hỏi “Hội thảo tổ chức nhằm mục đích gì?” để từ đó có những hành động thực hiện và quyết định đúng đắn nhất.
Nếu xác định sai mục đích của buổi hội thảo thì nghĩa là bạn sẽ rất khó để có thể tổ chức được một buổi hội thảo thành công.
Chọn lựa địa điểm không phù hợp
Chọn được một địa điểm để tổ chức hội thảo thành công phụ thuộc rất nhiều vào người tổ chức. Sai lầm mà nhiều người thường mắc phải chính là chọn nơi tổ chức hội thảo quá xa với nơi ở của khách mời, không gian chật hẹp khiến khách mời đến tham dự không thoải mái, dịch vụ đi kèm thiếu chuyên nghiệp và chất lượng.
Như vậy, để khắc phục sai lầm này, bạn nên chọn lựa một nơi thật phù hợp để góp phần mang đến một hội thảo thành công.
Không dự phòng bộ dụng cụ sửa chữa khẩn cấp
Trong bất cứ sự kiện hay hội thảo nào, bất kể quy mô lớn hay nhỏ thì người tổ chức cũng cần chuẩn bị một bộ dụng cụ để phòng các trường hợp khẩn cấp cần dùng đến. Một hội thảo dù có được chuẩn bị chu đáo đến đâu, thì cũng sẽ có những vấn đề phát sinh mà bạn sẽ không ngờ đến.
Nếu bạn không dự phòng sẵn bộ dụng cụ sửa chữa khẩn cấp thì nếu xảy ra những sự cố bất ngờ như máy móc, đạo cụ bị hỏng đột xuất hay tấm biển chỉ dẫn bị rơi,… thì sẽ rất khó để hóa giải những tình huống này.
Kiến thức, kinh nghiệm của diễn giả chưa phù hợp với hội thảo
Để một hội thảo có thể tổ chức thành công thì kinh nghiệm truyền đạt và kiến thức của diễn giả là rất quan trọng. Việc một diễn giả dẫn dắt hội thảo với chủ đề hấp dẫn và đưa ra các vấn đề để khách mời thảo luận, cho ý kiến sẽ rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công chung.
Người tổ chức ngoài việc bàn bạc thời gian, thống nhất chủ đề cho buổi hội thảo thì cần tìm hiểu về kinh nghiệm chuyên môn và khả năng truyền đạt của diễn giả. Bởi họ chính là người chứng tỏ trực tiếp với khách hàng về mục tiêu và góp phần đảm bảo tốt nhất cho thành công của chương trình.
Có thể nói, thành công của bất cứ chương trình nào cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết trong khâu chuẩn bị, và với hội thảo cũng vậy. Tập trung làm tốt từng chi tiết nhỏ sẽ tạo nên thành công tổng thể cho một chương trình. Trên đây là những lỗi sai mà người tổ chức hội thảo thường mắc phải. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm để trải nghiệm thực tế thành công hơn.