Hiện nay, nhu cầu thuê trung tâm hội nghị để tổ chức các cuộc họp của công ty rất phổ biến vì sự tiện lợi mà chúng mang lại.
Tuy nhiên, việc tổ chức một buổi họp sẽ trở nên hoàn hảo hơn nếu như người chuẩn bị lưu ý những vấn đề sau:
1.Sảnh hội nghị
Các trung tâm tổ chức hội nghị sẽ có nhiều sảnh với diện tích khác nhau, tùy vào số lượng khách, mà bạn sẽ phải chọn một nơi phù hợp. Nên chọn những sảnh có sức chứa phù hợp với lượng người mời đến , nếu không thì không gian ở đó sẽ bị loãng khi sảnh quá rộng hoặc chật chội do sảnh nhỏ mà quá đông người.
2. Sắp xếp bàn ghế
Việc bày trí, phân bố bàn ghế cũng là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của hội nghị. Phụ thuộc vào số lượng khách tham gia và tính chất của buổi họp hôm ấy phải trang trọng, nghiêm túc hay có thể thoải mái giao lưu mà bạn chọn cách xếp bàn ghế cho phù hợp.
Với những hội nghị khách hàng, không mang tính chất phải ghi chép hay ăn uống gì thì kiểu sắp xếp rạp hát sẽ phù hợp. Bàn ghế lúc này sẽ được xếp từ thấp đến cao, có độ dốc giữa các hàng ghế, đảm bảo những người ngồi sau sẽ thấy được phía trước. Tuy nhiên, nếu như đấy là hội nghị cổ đông thì kiểu chữ U sẽ là một sự lựa chọn hợp lý. Các bên ngang hàng với nhau, phía trên là bục nói chuyện, khi ai đó nói chuyện phhias trước, mọi người sẽ dễ dàng theo dõi và đóng góp ý kiến.
3. Âm thanh, ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng sẽ là thành phần không thể thiếu đối với bất kỳ một cuôc họp ở trung tâm hội nghị cao cấp nào. Đây là phần liên quan đến vấn đè kỹ thuật nên nhà cung cấp dịch vụ sẽ phải đảm bảo vận hành tốt các trang, thiết bị đó. Sự hiện đại, chuyên nghiệp sẽ được thấy rõ qua những gì mà máy chiếu, loa, micro, đèn sân khấu, … đem lại.
Ngoài ra, hệ thống mạng không dây cũng phải được cung cấp đầy đủ để những người tham gia có thể cần dùng đến bất cứ lúc nào. Nếu không, nhiều trường hợp sẽ bị gián đoạn chỉ vì những vấn đề không đáng có.
4. Nước, hoa trang trí, bút giấy
Cần chuẩn bị chu đáo giấy bút (nên để sẵn trên bàn) cho các thành viên tham gia, bởi họ sẽ cần ghi chép nhiều cho tiết cần thiết của nội dung hội nghị, đơn giản vì họ đến đây không phải để thư giãn.
Nước uống phải là nước lọc, tránh các thức uống ngọt, có ga vì khách mời sẽ cảm thấy khát nước khi uống chúng, làm cho họ không thể chú tâm vào cuộc hợp được.
Để thêm sống động, vui tươi cho sảnh họp, bạn nên trang trí các bàn và bục phát biểu vài bình hoa. Nên chọn những loại hoa nhỏ, gọn thông thường, không cần hoa quá cầu kỳ. Nên tìm hiểu kỹ ý nghĩa loại hoa mà định chọn trang trí, vì nếu mua nhầm những loại hoa mang ý nghĩa không tốt thì không nên chút nào.