Quy trình tổ chức Hội nghị khách hàng từ A đến Z.

Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của các công ty nhằm tri ân cũng như thu hút khách hàng mới về thể hiện uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy để tổ chức thành công một hội nghị khách hàng bạn cần phải nắm được quy trình các bước tổ chức một cách cụ thể. Bài viết này trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ liệt kê những bước cần thiết từ A đến Z quy trình tổ chức một buổi hội nghị khách hàng, cùng theo dõi nhé. 

Lập danh sách khách mời 

Bước đầu tiên trước khi tổ chức sự kiện bạn cần phải nắm được đối tượng tham gia và công ty muốn nhắm đến là ai. Từ đó, bạn sẽ lập lên một danh sách cụ thể khách mời tham dự hội nghị khách hàng. Một danh sách cụ thể sẽ giúp cho bạn nắm được số lượng, cũng như các chi tiết khác của khách tham gia để có kế hoạch thuê trung tâm hội nghị phù hợp cũng như xây dựng kế hoạch đón tiếp và kịch bản cho chương trình một cách chu đáo và đảm bảo chất lượng nhất. 

Lập danh sách và gửi thiệp mời.

Sau khi lập danh sách khách mời, thiệp mời tham gia hội nghị khách hàng nên được gửi đến cho khách trước ngày diễn ra sự kiện từ 1 đến 2 tuần. 

Lập kế hoạch tổ chức 

Bước tiếp theo chính là lập kế hoạch tổ chức hội nghị một cách chi tiết và chuyên nghiệp. Một bản kế hoạch sẽ bao gồm các giai đoạn, công việc và thời gian cho mỗi giai đoạn, dựa trên đó bạn sẽ tiến hành cũng như theo dõi được quá trình chuẩn bị và diễn ra hội nghị khách hàng một cách dễ dàng. 

Địa điểm tổ chức

Sảnh của trung tâm hội nghị.

Một trung tâm hội nghị uy tín sẽ là một địa chỉ đáng tin cậy cho bạn có thể yên tâm chọn lựa thành địa điểm để tổ chức hội nghị khách hàng. Bạn nên tham khảo một số tiêu chí để chọn ra cho mình một trung tâm hội nghị phù hợp như: Vị trí địa lý thuận lợi cho di chuyển của đa số khách quan, có sảnh tiệc đủ sức chứa, trang trí và thiết kế đẹp mắt, chất lượng dịch vụ tốt và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. 

Chủ đề và kịch bản hội nghị 

Bạn nên chọn cho buổi hội nghị một chủ đề riêng. Chủ đề có thể dựa vào yêu cầu hoặc dựa vào đặc trưng của công ty. Chủ đề đưa ra để thống nhất tất cả các khâu trang trí trong buổi tiệc từ backdrop, sân khấu, thiết kế chỗ ngồi,…từ đó tạo nên sự thống nhất và gây ấn tượng cho khách hàng tham dự sự kiện. 

Xây dựng kịch bản chính là tâm hồn của sự kiện. Đối với một hội thảo khách hàng, kịch bản nên được xây dựng hướng đến người tham dự ở đây chính là khách hàng của công ty. Kịch bản nên chú trọng đến cảm nhận của khách hàng, cũng như không thể thiếu các hạng mục tri ân, tặng quà và vinh danh khách hàng. Xây dựng được một kịch bản tốt không những thu hút được sự chú ý của khách hàng mà còn giúp làm tăng uy tín và hình ảnh của công ty, cũng như qua đó giúp bạn có thể thu hút được khách hàng mới đến với công ty. 

Lập dự trù ngân sách 

Lập một bảng dự trù kinh phí là điều vô cùng cần thiết cho bất kỳ sự kiện nào. Một bảng dự trù kinh phí sẽ giúp bạn quản lý chi tiêu hiệu quả và cụ thể. Nó còn giúp bạn liệt kê từng hạng mục cần để chi tiêu một cách hợp lý. Từ đó bạn có thể đánh giá lại ngân sách dành cho từng hạng mục để có kế hoạch chi tiêu thỏa đáng cũng như thêm bớt các công việc và các khâu dư bị dư thừa, không cần thiết. 

Ngoài ra bạn nên chuẩn bị thêm một bảng ngân sách phát sinh cho sự kiện. điều này giúp bạn quản lý được những sự cố và chi phí phát sinh có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị và diễn ra hội nghị khách hàng.

Dự trù kinh phí cho sự kiện.

Quảng bá cho hội nghị 

Hạng mục quảng bá cho sự kiện chính là hình thức bạn thông báo và truyền bá sự kiện của công ty đến khách hàng và những đối tượng mà công ty hướng đến. Một hội nghị khách hàng chính là nơi để công ty thể hiện uy tín và số lượng khách hàng tham gia cũng như cảm nhận của khách hàng chính là thước đo để đánh giá chất lượng của công ty. Vì vậy hãy tận dụng và liên hệ với các bên truyền thông để có thể quảng bá rộng rãi sự kiện của công ty đến khách hàng và các thu hút sự chú ý, quan tâm theo dõi của các đối tượng khách hàng mục tiêu. Khâu này cũng chính là khâu góp phần quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng mới cho doanh nghiệp của bạn đấy. 

>> Xem thêm : Địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp tại đây.

Lời kết, 

Bài viết vừa rồi trung tâm hội nghị Riverside Palace đã liệt kê ra quy trình tổ chức một hội nghị khách hàng từ A đến Z. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích trong việc tổ chức sự kiện cho công ty thành công.