Một trong các yếu tố quyết định trực tiếp đến sự thành công của một buổi sự kiện chính là việc xây dựng concept. Địa điểm tổ chức sự kiện là mảnh đất để các nhà tổ chức sự sức trải nghiệm và sáng tạo. Mỗi một event diễn ra được tổ chức sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau, nhiều thông điệp khác nhau. Để chuyển tải những thông điệp hình ảnh của thương hiệu, xây dựng ấn tượng tốt đẹp trong tâm trí khách mời về sản phẩm thông qua buổi lễ, người làm chương trình không thể bỏ qua việc xây dựng concept cho sự kiện của mình.
Concept sự kiện chính là linh hồn của sự kiện
Concept sự kiện chính là linh hồn của sự kiện
Concept nghĩa là ý tưởng chủ đạo, theo xuyên suốt chương trình, từ phong cách bài trí, set up cho tới các hoạt động đan xen nhau, có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật chương trình. Nếu nói các yếu tố trong event đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục chính concept chứ không thể lệch đi theo hướng khác. Bởi vậy, người làm sự kiện nên tập trung concept mang tính bao quát, định hướng và là mục tiêu chung cho toàn bộ chương trình, là sợi dây kéo dài trong suốt sự kiện, nối kết các ý tưởng. Một concept của sự kiện có thể có nhiều ý tưởng, nó hỗ trợ việc thể hiện được cái hồn của sự kiện.
Chăm chỉ tìm tòi các ý tưởng
Chăm chỉ tìm tòi các ý tưởng
Điều đầu tiên khi bạn muốn xây dựng tốt concept của sự kiện, đó là các host phải chịu bỏ thời gian và công sức. Cần phải đầu tư suy nghĩ và tìm tòi những ý tưởng độc đáo, mới lạ và vẫn có tính khả thi, tạo ra các ý tưởng tốt cho việc tổ chức event. Tất nhiên, ý tưởng bạn hình dung ra không được “sai đề bài”, luôn phải xoáy sâu vào mục đích, thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền đạt đến người khác.
Xây dựng được điều đó, người chủ trì phải định vị được sản phẩm của mình, hiểu rõ được tính chất và các đặc trưng của sản phẩm. Bên cạnh đó nghiên cứu, hiểu được tâm lý khách hàng – đối tác, thì bạn mới có thể “đo ni đóng giày” concept cho sản phẩm, dịch vụ.
Đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng concept
Đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng concept cho địa điểm tổ chức sự kiện nghĩa là bạn đang bước đầu hiện thực hóa concept dựa trên các ý tưởng của bạn và các cộng sự. Trên thực tế, có rất nhiều ý tưởng được đánh giá là bất khả thi. Vậy dựa trên những tiêu chí gì để đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng mà bạn mang đến cho event?
Điều quan trọng nhất phải nhắc đến là: “đầu tiên là tiền đâu” – vấn đề ngân sách. Dù ý tưởng của bạn dù có xuất sắc đến đâu chăng nữa, hình thức sự kiện mà bạn tổ chức hoành tráng cỡ nào, cũng sẽ không tránh được vấn đề này. Không ít ban tổ chức sự kiện phải bó hẹp lại ý tưởng của mình do kinh phí chuẩn bị cho sự kiện quá eo hẹp. Bởi vậy, khi vạch ra danh sách các ý tưởng, người chủ trì hãy cân nhắc kỹ ngân sách để có thể đưa ra những ý tưởng hay và thực tiễn nhất.
Bên cạnh đó việc nghiên cứu thị trường quan trọng không kém cạnh. Nếu ý tưởng của người tổ chức tưởng rằng độc đáo, nhưng đã từng có người thực hiện trước đó rồi, thì có nghĩa là nó không còn sự mới lạ. Và bạn hãy rút kinh nghiệm bao gồm ưu điểm – nhược điểm từ các sự kiện trước đó để làm “cẩm nang” riêng cho mình. Đây là bài học thực sự rất hữu ích cho việc triển khai chuẩn bị cho concept của bạn.
Đóng góp ý tưởng cho concept
Đóng góp ý tưởng cho concept
Hãy kêu gọi các cộng sự, đồng nghiệp của mình cùng đóng góp ý tưởng về concept bằng cách viết những suy nghĩ vào những tờ giấy nhỏ rồi dán lên bảng chung ý tưởng để chọn ra những ý kiến được đánh giá cao nhất. Sau khi đã có được lối đi cho concept, mọi người sẽ tiếp tục suy nghĩ chủ đề và các ý tưởng khác xoay quanh concept cũng bằng phương pháp chọn lọc trong hàng trăm lựa chọn như trên.
>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức thành công sự kiện mỹ mãn cho bạn – Trung tâm sự kiện nhà hàng Riverside
Tóm lại, người làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm, dịch vụ thông qua sự kiện thì bạn phải xây dựng được ấn tượng đối với khách mời tham gia sự kiện. Chúc bạn lên được một concept thật độc đáo cho mình và tổ chức một event tại địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, thành công rực rỡ.