Các công ty hoặc doanh nghiệp thường sẽ tổ chức hội nghị khách hàng, mục đích là gửi lời cảm ơn đến đối tác cũng như khách hành vì đã đồng hành cùng họ trên chặng đường phát triển. Thông thường, các sự kiện này sẽ tổ chức tại những nơi rộng lớn vì đa phần quy mô của nó rất lớn, điển hình là các trung tâm hội nghị vì nó tiện lợi và tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí. Tuy nhiên, để một chương trình thành công thì bạn cần phải có một kế hoạch hoàn chỉnh, bài viết này sẽ chỉ bạn cách xây dựng một chương trình hội nghị khách hàng thành công.
Xác định kinh phí
Lên ngân sách với các hạng mục trong chương trình là một việc làm không thể thiếu khi tổ chức hội nghị khách hàng. Bạn sẽ phải lập một danh sách những điều cần chi như địa điểm tổ chức, thực đơn buổi tiệc, trang trí,….Việc dự trù kinh phí như vậy sẽ giúp bạn quản lý và biết cách chi tiêu cho hợp lý, đảm bảo đạt buổi hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp với số tiền đã bỏ ra.
Lập ngân sách khi quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
Lập danh sách khách mời
Kế tiếp bạn cần làm chính là xác định số lượng khách mời đến tham dự chương trình hội nghị khách hàng. Việc lập danh sách như thế này sẽ giúp bạn biết được quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ, từ đó bạn có thể tìm kiếm được một địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời bạn cũng sẽ một kế hoạch đón tiếp khách mời của mình một cách chu đáo và cụ thể. Điều đó sẽ làm khách mời cảm thấy được trân trọng và họ sẽ tận tưởng buổi tiệc ngày hôm đó. Lưu ý là hãy mời thêm các phương tiện truyền thông ngoài các đại lý, đối tác, nhà phân phối, vì họ sẽ giúp bạn giới thiệu công ty đến với mọi người thông qua báo chí đấy.
Có thể bạn sẽ cần dịch vụ tổ chức sự kiện tại Riverside Palace.
Chọn địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng quan trọng, có thể nói, no là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện. Thông thường, trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn sẽ là những nơi được lựa chọn nhiều nhất vì không gian rộng rãi, sang trọng nhưng không kém phần ấm áp.
Khu vực tổ chức phải phù hợp với quy mô khách mời
Tuy nhiên, dù quyết định tổ chức ở địa điểm nào, bạn cũng phải đảm bảo được nó phù hợp với sự kiện của bạn. Ví dụ như nếu số lượng khách mời của bạn hơn 1000 người thì phải chọn những nơi có không gian tổ chức lớn, để khách mời cảm thấy thoải mái hơn. Và ngược lại, nếu khách mời quá ít, bạn phải chọn nơi tổ chức cho phù hợp để không khí buổi tiệc không bị loãng và gây nhàm chán cho khách tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xem xét các yếu tố về vị trí địa lý của địa điểm cũng như hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại và thiết bị trình chiếu tiến tiến.
Chọn chủ đề
Khi muốn xây dựng một chương trình hội nghị khách hàng thành công, bạn cần phải chọn một chủ đề thú vị và gây hứng thú cho khách. Hãy nhớ rằng chủ đề hội nghị càng độc đáo và ý nghĩa sẽ khiến cho công ty hoặc doanh nghiệp của bạn gây ấn tượng mạnh với khách hàng của mình. Chẳng hạn như “Vươn mình ra biển lớn”, “Vững bước thành công”, “X năm – một hành trình phục vụ”,….
Triển khai kế hoạch
Sau khi đã chuẩn bị xong các bước trên, bạn có thể triển khai kế hoạch cho chương trình bằng cách lập tổ công tác và phân công trách nhiệm cho những người tham gia. Chú ý là hãy thường xuyên theo dõi tiến độ của kế hoạch, vì nếu có sai sót xảy ra bạn có thể kịp thời điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ từ phía đơn vị tổ chức sự kiện nếu gặp khó khăn để tránh xảy ra các sự cố không đáng có.
Trung tâm hội nghị Riverside Palace
Riverside Palace nổi tiếng là một trong những địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng chất lượng và uy tín hàng đầu tại TPHCM. Có thể nói, không gian tổ chức sự kiện tại đây không những rộng lớn mà còn vô cùng cao cấp và sang trọng. Với 9 sảnh tiệc có sức chứa lên đến hơn 1000 người, cùng với phong cách trang trí lạ mắt, Riverside Palace đã trở thành nơi thu hút nhiều công ty/ doanh nghiệp đến tổ chức sự kiện.
Vẻ ngoài rực rỡ và lộng lẫy
Bên trong trung tâm hội nghị Riverside Palace
Bên cạnh đó, trung tâm tổ chức sự kiện này còn cung cấp những bàn tiệc đầy màu sắc, hương vị lại gây thương nhớ cho người dùng. Ngoài ra, dịch vụ của trung tâm cũng đã làm yên lòng biết bao nhiêu người vì sự chuyên nghiệp trong cách phục vụ. Nếu bạn không giỏi trong việc viết kịch bản hay lên kế hoạch cho chương trình, trung tâm này sẽ giúp bạn lo chu toàn mọi thứ, đảm bảo sẽ đem đến một buổi sự kiện thành công mỹ mãn.
Xem thêm: Tổ chức hội nghị thành công cùng Riverside Palace
Từ những thông tin được chia sẻ bên trên, hy vọng bạn đã biết được cách xây dựng một chương trình hoàn hảo cho hội nghị khách hàng của bạn. Bên cạnh đó, trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện đấy.