Categories: Cưới

5 điều cần lưu ý để có một hội nghị, hội thảo thành công

Xã hội ngày càng đi lên vì thế dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo cũng vì thế và phát triển đáng kể, nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp, công ty. Đây được xem như một hình thức “đánh bóng” hiệu quả nhất cho nhãn hàng, thương hiệu và quảng bá hình ảnh của một công ty.

Hội nghị, hội thảo là cơ hội để các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với truyền thông, đối tác làm việc, nhằm tăng cường mối quan hệ hợp tác, mang lại nhiều lợi ích tốt đẹp cho công ty.

Xã hội ngày càng đi lên vì thế dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo cũng vì thế và phát triển đáng kể

Vì lẽ đó, việc tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp là rất cần thiết. Ngoài ra bạn cần thảo luận, làm việc trực tiếp với đơn vị đó để có thể đưa ra ý tưởng và yêu cầu của mình. Từ đó cả hai bên đi đến thống nhất để tổ chức một buổi hội nghị đạt hiệu quả nhất. Đáp ứng đầy đủ những yêu cầu cần thiết này sẽ là một trong những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Sau đây trung tâm hội nghị quận Tân Bình – Gala Center sẽ chia sẻ với bạn những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Cùng tìm hiểu xem nhé!

Xác định cụ thể số lượng khách mời

Điểm lưu ý đầu tiên cần nắm rõ đó chính là số lượng khách mời đến tham gia hội nghị. Xác định rõ ràng và chính xác điều này sẽ giúp bạn:

Lựa chọn được kích cỡ phòng hội nghị phù hợp với sức chứa tương ứng, không quá rộng hoặc quá chật.

Tạo không gian thoải mái nhất cho khách mời với số ghế ngồi vừa đủ cùng khoảng cách di chuyển dễ dàng, lối đi rộng rãi. Đảm bảo cho mang lại cho khách mời cảm giác ân cần và chu đáo nhất.

Bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng chuẩn xác, đảm bảo mọi vị trí của khách mời đều có thể nắm bắt và tiếp nhận thông tin truyền đạt tối đa.

Bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng chuẩn xác giúp khách mời tiếp nhận thông tin truyền đạt tối đa.

Địa điểm tổ chức hội nghị

Địa điểm tổ chức cần đảm bảo thuận tiện cho tất cả mọi khách mời đến tham gia. Khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức bạn nên tìm hiểu đầy đủ các dịch vụ tiện ích của đơn vị tổ chức, khoản nào cần hỗ trợ phí và khoản nào không mất phí.

Hội nghị có quy mô vừa và nhỏ thì bạn nên lựa chọn phòng có không gian nhỏ để tăng tính chất thân mật

Địa điểm tổ chức hội nghị phải phù hợp với quy mô và tính chất của từng hội nghị khác nhau. Với số lượng khách mời lớn, lời khuyên dành cho bạn là nên chọn tổ chức ở các trung tâm chuyên tổ chức sự kiên, hoặc tổ chức ở khách sạn.

Đối với hội nghị có quy mô vừa và nhỏ thì bạn nên lựa chọn phòng có không gian nhỏ để tăng tính chất thân mật và ấm áp cho buổi hội nghị. Đặc biệt cần lưu ý trong suốt quá trình diễn ra hội nghị đó chính là vấn đề an ninh cần được bảo đảm tối đa.

Lên chủ đề cụ thể, chi tiết

Đây chính là yếu tố vô cùng quan trọng mang lại linh hồn cho sự kiện tổ chức. Dù là tự tổ chức, hay thuê các đơn vị tổ chức thực hiện thì việc lên chủ đề cũng luôn đảm bảo có sự đầu tư và chuẩn bị thật kỹ lưỡng ngay từ trước.

Hội nghị, hội thảo là cơ hội để các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với truyền thông, đối tác làm việc.

Chủ đề phải rõ ràng, sâu sắc, ấn tượng, tạo được sự cuốn hút với khách mời. Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, thống nhất, mạch lạc. Và một điều nữa cũng hết sức quan trọng đó chính là chủ đề cần làm rõ nét mục đích của hội nghị, tránh tình trạng lan man, dài dòng, không đi vào vấn đề trọng tâm.

Thời gian tổ chức hội nghị

Tùy vào quy mô và tầm quan trọng của từng hội nghị mà cần có thời gian chuẩn bị tương ứng. Đối với những buổi hội nghị, hội thảo thông thường của các doanh nghiệp thì thời gian tổ chức thường diễn ra vào cuối tuần.

Bởi đây là khung thời gian phù hợp nhất cho hầu hết các khách mời có thể đến tham dự đầy đủ. Nhưng bạn cũng cần lưu ý chuẩn bị và đặt phòng trước tránh tình trạng cuối tuần các đơn vị tổ chức thường quá tải và hiện tượng thiếu phòng sẽ xảy ra.

Tùy vào quy mô và tầm quan trọng của từng hội nghị mà cần có thời gian chuẩn bị tương ứng.

Đối với những hội nghị có quy mô lớn, tầm quan trọng cao thì thời gian chuẩn bị có thể lên đến vài tháng và thời gian tổ chức phụ thuộc vào lịch làm việc của phía đối tác.

Trang thiết bị phục vụ hội nghị

Sau khi đã xác định được số lượng khách mời, địa điểm, thời gian tổ chức, lên chủ đề cho buổi hội nghị rõ ràng. Việc tiếp theo bạn cần phải làm không gì khác ngoài việc chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết. Vì không phải trung tâm tổ chức hội nghị nào cũng đáp ứng đầy đủ những trang thiết bị đặc thù của từng khách hàng với từng mục đích tổ chức sự kiện khác nhau.

Cần kiểm tra chất lượng hoạt động, demo chạy trước khi đưa vào buổi hội nghị chính thức của khách hàng. Ví dụ như: míc di động, tai nghe, mic để bàn, tai nghe….. Tìm hiểu và tiếp nhận thông tin thật cụ thể để có thể xác định rõ số lượng thiết bị cần có để tiến hành khâu chuẩn bị, thi công, lắp đặt trước.

Việc tiếp theo bạn cần phải làm nữa không việc gì khác ngoài việc chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết.

Tuy nhiên để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ cần kiểm tra những hạng mục này, chất lượng hoạt động và thử demo trước khi đưa vào vận hành.

Hy vọng với kinh nghiệm nhiều năm của mình trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo thì trung tâm hội nghị quận Tân Bình – Gala Center sẽ trở thành đối tác đáng tin cậy của bạn trong chặng hành trình phát triển cũng như quảng bá thương hiệu của công ty thông qua việc tổ chức hội nghị đẳng cấp với chất lượng đỉnh cao kết hợp cùng giá thành hợp lý. Hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn cần tư vấn và hỗ trợ.