Một số lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức sự kiện thành công

Một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện là lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Đối với những sự kiện có tính chất trang trọng của cơ quan các cấp, hội nghị hay hội thảo lớn của công ty thì việc tìm kiếm nơi tổ chức uy tín là điều hết sức cần thiết. Để giúp bạn lựa chọn trung tâm hội nghị thích hợp, dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

1. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi 

Việc khảo sát địa điểm trước khi lựa chọn là mục đích để bạn tìm hiểu kỹ xem có đáp ứng được yếu tố của chương trình hay không. Một trong những yếu tố cần xác định đầu tiên là vị trí của nơi dự kiến tổ chức. 

Hãy xem trung tâm tổ chức sự kiện đó có vị trí đi lại thuận lợi cho người tham gia lẫn ban tổ chức hay không. Sự lựa chọn tốt nhất là những trung tâm hội nghị ở trung tâm thành phố. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo lưu lượng giao thông không quá ùn tắc vào giờ cao điểm. 

Chưa kể, với những sự kiện kéo dài trong nhiều ngày, ban tổ chức cần lựa chọn địa điểm nằm gần khu vực sân bay, gần các địa điểm lưu trú để người tham gia ở xa có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp chỗ ở. 

2. Lựa chọn trung tâm hội nghị có các dịch vụ hỗ trợ 

Tìm kiếm được địa điểm tổ chức có các dịch vụ bổ sung hỗ trợ như tiệc ăn uống dùng ngay tại sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí và công sức đáng kể. Bên cạnh đó, những nhà hàng hay trung tâm hội nghị sang trọng luôn mang đến chất lượng phục vụ tốt nhất.

Ngoài ra, trong quá trình tiến hành khảo sát, bạn nên cân nhắc xem xét các dịch vụ hỗ trợ xung quanh để dự phòng cho những tình huống rủi ro xảy ra. 

3. Chọn không gian tổ chức phù hợp với quy mô

Nếu những yếu tố trên thiên về những tiêu chí bên ngoài thì tại lưu ý thứ ba này, bạn nên quan tâm tới diện tích sảnh, chiều cao của hội trường để lựa chọn không gian tổ chức thích hợp với quy mô của chương trình. 

Những yếu tố bạn cần chú ý trong quá trình khảo sát như: sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang, khu vực có liên quan (hành lang, nhà vệ sinh, khu bếp). Gợi ý của chúng tôi dành cho bạn đó là chọn địa điểm có sức chứa đủ thoải mái, rộng rãi để thực hiện chương trình. 

Đồng thời, với diễn biến của dịch Covid 19 không biết sẽ tái diễn lại khi nào thì việc chọn nơi tổ chức có diện thích rộng sẽ giúp bạn quản lý được rủi ro đáng kể. 

4. Khảo sát kỹ dịch vụ trọn gói và đơn lẻ

Bên cạnh việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu, tiệc teabreak, đồ uống, thực đơn giữa giờ, chi phí phục vụ,…

Lựa chọn địa điểm cung cấp đủ các dịch vụ sẽ thuận tiện hơn so với nơi chỉ cho thuê mỗi mặt bằng. 

>>> Tham khảo dịch vụ sự kiện uy tín tại TP. Hồ Chí Minh

5. Tham khảo giá cả trên thị trường

Khảo sát chất lượng dịch vụ trước nhưng giá cả vẫn là yếu tố chi phối mạnh khiến bạn có thể thay đổi ý định ban đầu. Do đó, hãy tham khảo giá tại nhiều trung tâm trước khi đi khảo sát thực tế. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng phân tích và đánh giá các tiêu chí và so sánh được mức giá của mỗi bên để lựa chọn địa điểm phù hợp nhất. 

6. Kiểm tra tính an toàn của địa điểm tổ chức

Người tổ chức sự kiện không chỉ là người chuẩn bị, sắp xếp nên chương trình mà còn cần có sự quản lý rủi ro trong quá trình chương trình diễn ra. Và một trong những yếu tố về tính an toàn cho người tham gia như phòng chống chảy nổ, cách xử lý vấn đề thoát hiểm. 

Đồng thời, bạn nên tìm nơi có vị trí gần với những cơ quan chức năng như công an phường, bệnh viện để tiện liên hệ và thông báo khi có trường hợp khẩn cấp. 

>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm thuê địa điểm tổ chức sự kiện

7. Bãi đỗ xe 

Bãi đậu xe là một yếu tố nhỏ tuy nhiên chúng lại có sức chi phối đến cảm xúc của người tham gia. Vì vậy, để khách mời cảm thấy thoải mái bạn hãy chọn địa điểm có diện tích đậu xe đủ thoải mái dành cho cả xe máy lẫn ô tô. 

Trong trường hợp địa điểm có được khu đỗ xe dưới tầng hầm thì sẽ càng tốt, bạn nên cân nhắc ưu tiên lựa chọn. 

Trên đây là một số lưu ý quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn trung tâm hội nghị. Hy vọng với những chia sẻ trên các bạn sẽ bỏ túi được một số kinh nghiệm để quyết định chọn đúng địa điểm phù hợp nhất với sự kiện của mình. Chúc bạn tổ chức chương trình thành công rực rỡ!