Những mẹo để chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng hoàn hảo

Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện có vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Và để thực hiện sự kiện ấy thành công cần rất nhiều công và hẳn không dễ dàng chút nào. Vậy những thông tin trong bài viết dưới đây có thể hữu ích và giúp bạn dễ dàng thực hiện hơn, hãy cùng Trung tâm hội nghị Metropole tìm hiểu nhé!

Khả năng tiếp cận địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Vị trí của địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng để có thể tối đa hóa số lượng người tham gia hội nghị. Trước khi xác định lựa chọn địa điểm bạn cần phải đảm bảo tính thuận tiện trong việc di chuyển, đi lại của khách mời. Bên cạnh đó, cần phải xác nhận rằng có các dịch vụ đỗ xe hoặc trông xe cho khách mời đến tham gia buổi hội nghị.

Bên cạnh đó, Metropole đề xuất bạn có thể lựa chọn những địa điểm mà gần đó có các điểm tham quan hoặc không gian thiết kế đẹp. Điều này giúp gia tăng sự kết nối sau buổi tham gia hội nghị khách hàng của những vị khách mời và nội bộ doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Trung tâm hội nghị khách hàng có địa điểm thuận lợi

Cơ sở vật chất

Địa điểm tổ chức buổi hội nghị khách mời cần phải các điều kiện về cơ sở vật chất đáp ứng cho hội nghị. Đó là các thiết bị hỗ trợ việc nghe nhìn, micro, sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, hệ thống màn chiếu,… Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải chú ý đến việc thiết lập không gian, đặc biệt lưu tâm đến việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi, bàn ghế.

Cơ sở vật chất của không gian tổ chức hội nghị khách hàng đảm bảo

Yếu tố nhân sự 

Xác định số lượng khách mời tham gia hội nghị có tương xứng với số lượng nhân viên phục vụ, quản lý điều phối không gian và nhân viên an ninh cho sự kiện của bạn hay không. Việc quá ít nhân viên phục vụ trong sự kiện sẽ làm cho việc đáp ứng các nhu cầu của khách mời tham gia sự kiện sẽ không được nhanh chóng và kịp thời. Điều đó vô tình tạo nên cảm nhận không tốt đẹp và hài lòng đối với khách mời khi tham gia buổi hội nghị khách hàng của bạn.

Kỹ thuật của không gian tổ chức

Cần chú ý xem không gian tổ chức có cung cấp các ổ cắm và hệ thống mạng Internet có hoạt động mạnh và ổn định hay không. Nếu địa điểm tổ chức không có cung cấp yếu tố kỹ thuật này, thì đây là một yếu tố bổ sung mà bạn cần phải chuẩn bị thêm cho buổi hội nghị. Đây là một yếu tố tác động lên cảm nhận của khách mời rất nhiều, việc không kết nối được wifi, mất sóng sẽ làm cho một số vị khách mời có thể cảm thấy khó chịu và không thoải mái.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng có kỹ thuật phù hợp

Địa điểm nghỉ ngơi tích hợp

Một địa điểm tổ chức có tích hợp dịch vụ về chỗ dừng chân và nghỉ ngơi cho những khách mời ở xa đến tham dự thì đây là một sự lựa chọn hoàn hảo và không thể bỏ qua. Tuy nhiên nếu địa điểm cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách mời không có dịch vụ này, bạn nên lưu tâm đến việc có các nhà nghỉ hay khách sạn với khoảng cách phù hợp với địa điểm tổ chức để tạo sự thuận lợi cho những vị khách mời ở xa đến tham gia sự kiện của mình. Hoặc nếu không, bạn cần phải tính toán chi phí và tính khả dụng của dịch vụ taxi hoặc xe đưa đón cho người tham gia.

Chi phí tổ chức

Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn cần phải quan tâm, nếu địa điểm đó có tất cả các dịch vụ và đáp ứng tốt cho hội nghị khách mời của bạn nhưng giá quá cao, vượt ngoài ngân sách tổ chức. Thì bạn cần cân nhắc và suy xét cẩn trọng, bạn có thể bỏ địa điểm đó và lựa chọn một địa điểm khác với giá cả phải chăng hơn. Tuy nhiên trước khi thực hiện điều đó, bạn nên thương lượng với bên tổ chức và cung cấp về việc giảm chi phí cho thuê hay không.

Trung tâm hội nghị – Nhà hàng tiệc cưới  vừa thông tin đến bạn một số mẹo để chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng hoàn hảo. Chúng tôi hy vọng rằng hội nghị sắp tới của bạn sẽ có thể lựa chọn một địa điểm hoàn hảo và được tổ chức một cách thành công nhất.

>>>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham gia hội nghị khách hàng nhiều hơn.