Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị

Hội nghị là một trong những dịp quan trọng để giúp các cá nhân, doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với các khách hàng. Tuy nhiên, việc tổ chức một hội nghị sao cho hoàn chỉnh không phải là một điều dễ dàng, đặc biệt là đối với những người lần đầu tổ chức. Hiểu được điều đó, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến các nhà tổ chức những sai lầm thường gặp trước và trong quá trình lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị. 

Không rõ ràng trong vấn đề chi phí

Vấn đề chi phí luôn là một trong những điểm các nhà tổ chức cần lưu ý đầu tiên khi bắt đầu lên kế hoạch tìm kiếm trung tâm hội nghị phù hợp. Việc cân nhắc về mặt chi phí sẽ giúp cho bạn xác định được địa điểm tổ chức phù hợp, số lượng khách mời tham dự, các gói phục vụ trong lễ cưới và cả nguyên liệu cho thực đơn. Có thể nói chi phí là một trong những vấn đề bao quát nhất khi lựa chọn tổ chức bất kỳ sự kiện nào. 

Cẩn thận trong ngân sách và chi phí cho việc tổ chức

Chính vì vậy, ngay từ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, hội nghị hoặc hội thảo, bạn cần lưu ý xem ngân sách dành cho việc tổ chức là bao nhiêu. Từ đó, các cá nhân và doanh nghiệp sẽ có thể xác định được những địa điểm phù hợp với yêu cầu của bản thân. Tiếp theo, sau khi đã lựa chọn được một nơi tổ chức vừa ý, hãy xem xét các gói dịch vụ trọn gói cũng như khuyến mãi để tiết kiệm tối đa chi phí. Sau cùng, đừng quên chuẩn bị một khoản ngân sách để đề phòng các trường hợp phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức để tránh tình huống bối rối dẫn đến kéo dài thời gian giải quyết khi có vấn đề thật sự xuất hiện. 

Bỏ qua đánh giá chất lượng nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ sẽ là yếu tố giúp phản ánh chất lượng đào tạo cũng như chất lượng dịch vụ tại các trung tâm tổ chức hội nghị. Chính vì vậy, khi lựa chọn địa điểm, các nhà tổ chức cần phải đặc biệt lưu ý về vấn đề đánh giá chất lượng của đội ngũ nhân viên. 

Không thiếu trường hợp chất lượng hội nghị và danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thái độ thiếu chuyên nghiệp từ phía nhân viên phục vụ. Điều này không chỉ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu mà hơn hết, nó sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp và gây mất thiện cảm với các khách mời. 

Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu về số lượng nhân viên phục vụ tại nơi tổ chức. Điều này sẽ giúp cho bạn xác định được số lượng nhân viên bạn cần có được đáp ứng đủ hay không để đưa ra yêu cầu bổ sung kịp thời. Nếu số lượng phục vụ không đủ, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình chuẩn bị và tổ chức. Ngoài ra, nếu bạn có bất cứ các vấn đề nào cần sự giúp đỡ như hỗ trợ quảng bá sản phẩm hoặc tổ chức hoạt động, hãy trao đổi với bên tổ chức để nhận được sự hỗ trợ phù hợp và đúng thời điểm. 

Không tìm hiểu qua về trang thiết bị tại nơi tổ chức hội nghị

Trong các buổi hội nghị, yêu cầu về trang thiết bị hiện đại là một trong những yêu cầu mang tính quan trọng và cấp thiết. Hầu hết các hội nghị sẽ cần phải trình bày những nội dung quan trọng của buổi lễ cho hàng trăm khách mời. Nếu thiết bị âm thanh và ánh sáng không được đáp ứng chỉn chu sẽ có thể dẫn đến các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng. 

Trang thiết bị là một trong những điều trọng yếu khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị

Chẳng hạn, khi doanh nghiệp muốn truyền tải các thông điệp quan trọng đến bộ phận khách hàng nhưng màn hình LED lại không đủ chất lượng và hệ thống âm thanh bị nhiễu. Điều này sẽ khiến khách mời cảm thấy khó chịu và mất tập trung vào nội dung hội nghị. Chính vì vậy, đừng quên kiểm tra cẩn thận các thiết bị cần sử dụng trong buổi hội nghị và đưa ra các yêu cầu sửa chữa hoặc thay đổi nếu phát hiện vấn đề phát sinh. 

Thiếu thận trọng trong việc lựa chọn thực đơn và đồ uống của hội nghị

Hầu hết các nhà tổ chức chưa có kinh nghiệm sẽ dễ dàng mắc phải lỗi lầm cơ bản trong việc lựa chọn thực đơn và đồ uống cho hội nghị. Một trong những điều cần lưu ý để tránh những lỗi cơ bản này chính là tham khảo các thực đơn hội nghị có sẵn từ các nhà hàng hoặc trung tâm tổ chức chuyên nghiệp. Thông qua đó, bạn có thể hiểu được cách sắp xếp cũng như lựa chọn các món ăn sao cho hợp lý. Ngoài ra, trong quá trình xem xét các thực đơn, bạn cũng có thể lựa chọn được hình thức tổ chức tiệc phù hợp.

Khi lựa chọn thực đơn cho bất kỳ sự kiện nào bạn cũng cần lưu ý đến khẩu vị của khách mời cũng như mục đích chính của hội nghị. Nếu bạn vẫn đang cân nhắc và chưa biết nên lựa chọn thực đơn và đồ uống ra sao, bạn có thể liên hệ với các trung tâm tổ chức để nhận được tư vấn chi tiết nhất. 

Không xem xét cẩn thận địa điểm tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị tại các địa điểm trung tâm sẽ giúp tối ưu số lượng khách mời đến tham dự

Vị trí của nơi tổ chức hội nghị cũng sẽ là yếu tố giúp cho các doanh nghiệp có thể thu hút tối đa lượng khách mời đến với buổi hội nghị. Khi lựa chọn địa điểm, bạn cần lưu ý xem liệu nơi đó có phải là trung tâm hay không, tình trạng giao thông xung quanh tốt hay xấu, địa điểm hội nghị đã chọn có bãi đỗ xe hay không cũng như có phòng nghỉ cho khách mời nếu thời gian hội nghị kéo dài không. Việc này sẽ giúp cho bạn ghi điểm trong mắt các khách mời bởi sự chu đáo và chuyên nghiệp trong từng khâu tổ chức. Thêm vào đó, bạn cũng nên có thêm các địa điểm dự phòng gần nơi đã chọn để tránh không tìm kiếm được địa điểm bổ sung khi có tình huống bất ngờ phát sinh. 

Không tham khảo đánh giá từ phía khách hàng đã trải nghiệm

Cuối cùng, hãy lưu ý đến những đánh giá của các khách hàng đã từng trải nghiệm dịch vụ tại trung tâm hội nghị đã chọn. Việc xem xét cẩn thận sẽ giúp bạn giảm thiểu được tối đa các tình huống xấu có thể phát sinh cũng như biết được những điểm cần lưu ý và chuẩn bị khi lựa chọn nơi tổ chức. Khi lựa chọn được điểm phù hợp và có kế hoạch dự phòng đầy đủ, bạn sẽ có thể thoải mái hơn trong quá trình tổ chức và gặt hái được những thành công thật sự cho buổi hội nghị của mình.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về các sai lầm thường gặp khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp các cá nhân và doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình diễn ra hội nghị cũng như tìm được trung tâm hội nghị ưng ý.